Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert, jfr. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. I riksarkivarens forskrift § 1-1 om arkivplan er det beskrevet krav til innhald.

Hensikta med arkivplanen er at den skal vere Øygarden kommune sitt kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvalting, -eit viktig internt arbeidsreiskap og styringsverktøy.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Øygarden kommune. Alle tilsette på dokumentsenter og saksbehandlar i kommunen er forplikta til å halda seg orientert om arkivplanens innhald, -og følgje dei retningsliner og rutinar som planen inneheld.

Oppdatering av planen skal gjennomførast årleg av fagansvarleg for dokumentsenter.

Kommunedirektøren har ifølge § 1.1. i Arkivloven (Kommuneloven § 23), det overordna ansvar for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling.

Arkivplan er presentert i møte med kommuneleiinga og  godkjent av kommunedirektør 03.05.2022