Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlar og leiarar

Sentralarkiv har ansvar for å;

  • motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
  • kontrollere restanselister 2 gonger i året. Sende påminning til saksbehandlar om å avskrive.
  • kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.
  • betjene utlån frå arkiv/depot.
  • arkivere.
  • journalføre eigenproduserte dokument.
  • frankere utgåande post.

Saksbehandlar har ansvar for å;

  • Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
  • Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, Acos sosial, CosDoc, Visma PPI o.l.)
  • Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama.
  • Levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle eigenproduserte dokument i fagsystem (ikkje dokument produsert i WebSak).
  • Utgåande brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama.

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar.
  • gjennomføre offentleghetsvurdering.
  • sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
Laster...