Dokumentsenter har ansvar for å;

• motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
• opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
• kvalitetssikre at saksbehandlar si registrering er korrekt
• kontrollere restanselister 1 gang i året. Sende påminning til saksbehandlar om å avskrive.
• kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar
• behandle førespurnader om utlån frå arkiv/depot
• Behandle innsynskrav internt og eksternt
• Kvalitetssikre og journalføre eigenproduserte dokument
• Behandle intern og ekstern post
• Ordning av eldre avslutta fysiske arkiv

Saksbehandlar har ansvar for å;

• levere personleg adressert post , anten det er papirdokument eller e-post , til dokumentsenter for journalføring
• ha oversikt over kva saker som er til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
• kontrollere at riktig offentlegheitsvurdering er gjort
• produsere all arkivverdi dokumentproduksjon i et fagsystem eller sak-/arkivsystem
• avskrive inngåande og interne dokument som er behandla
• ekspedere ferdige dokument i sak-/arkivsystem og fagsystem
• avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig behandla

Leiar har ansvar for å;

• gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar
• gjennomføre offentlegheitsvurdering
• sjå til at restanselister vert følgd opp
• bidra til at krava til dokumentasjon av behandling vert ivareteken