Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Øygarden kommune. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunna finna informasjon om kva retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet, i god tid før dei vert sett i verk.

 Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplanen skal mellom anna skje når:

• det skjer endringar i post- og arkivrutinar.
• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel.
• det vert teke i bruk ny arkivnøkkel.
• ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon.
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta.
• det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval .
• det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement.
• kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen.

Arkivleiar avgjer elles om det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:

• det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel .
• det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon.

Arkivplanen vert oppdatert jamleg. Det vert sendt ut melding til dei partar det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er utført.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal fagansvarleg arkiv kontaktast.

Fagansvarleg arkiv Birte Young

telefon 56382034/952 46 628 eller e-post birte.young@oygarden.kommune.no

Fagansvarleg arkiv har ansvar med å sjå til at  alle einingar/verksemder  held seg til dei rutinane i arkivplanen, som gjeld til ei kvar tid.