BRUKSREGLEMENT FOR E-POST I ØYGARDEN KOMMUNE

E-post i offentlege organ har mange bruksområde, alt frå formidling av enkle meldingar av privat eller uformell karakter, til overføring av informasjon m.m., som gjer at e-posten klart framstår som et saksdokument for organet. Saksdokument kan enten bestå av sjølve e-postmeldinga åleine, eit eller fleire vedlegg til

e-postmeldinga, eller begge deler.

E-postdokument som er saksdokument, må handsamast i samsvar med dei lover og regler som gjeld for arkivering, journalføring og innsyn.

Arkivverdig e-post

Arkivforskrifta §3-2 slår fast at dokument som blir sende eller mottekne via e-post og som etter form og innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig handsamast som saksdokument etter arkivforskrifta

Det vil sei at e-post som er saksdokument, skal inngå i kommunens saksarkiv dersom den er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som dokumentasjon.

E-post som inneheld opplysningar eller vurderingar som kan ha noko å seia for ei konkret sak, er å rekne som eit saksdokument. Eit døme kan væra nye opplysningar i ein forvaltingssak, til dømes ein byggesøknad eller eit skjenkeløyve.

Ved tvil om kva som skal journalførast,- rådfør deg med sentralarkivet i kommunen.

Dersom direkte adressert e-post viser seg å være eit saksdokument for kommunen, skal e-posten sendas vidare til kommunens sentrale e-postmottak for journalføring.

Sakshandsamar må også sikra at mottekne e-post kan handterast også ved fråvær over lengre tid. Dette kan gjerast ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk vidaresending eller automatisk svar.

Øygarden kommune si offisielle e-postadresse (postmottak@oygarden.kommune.no) bør takast inn i brevark, internett, visittkort, informasjonsmateriell med meir.

Sentralarkivet har ansvar for postmottaket, og skal kontrollera innboksen minimum 2 gangar daglig.

Etikk for handtering av e-post

• Bruk fast signatur på utgåande e-post med informasjon som identifiserer deg.

• Les alltid gjennom meldingar før du sender dei. Kontroller at du har brukt korrekt adresse. Viss du sender med vedlegg, kontroller også at dei er korrekte.

• Presenter den viktigaste informasjonen først i e-postmeldinga. Vær kort og konsis.

• Hald orden i innboks og utboks – rydd jevnleg.

• Ver varsam med å sende e-post viss du er sint eller irritert.

• Unngå bruk av blindkopi. Det bør gå fram kven som får kopi av e-post.

• Bruk nøytralt format på e-posten og bruk enkelt språk. Unngå overdrevet bruk av store bokstaver, farga tekst eller utropsteikn. Føremålet ditt med dette kan lett mistolkast av mottakaren.

• Det skal ikkje sendes sensitive personopplysningar med elektronisk post.

• Graderte dokument i WebSak er sperra for sending pr. e-post.

07-02-2007