Arkivplan for Sund kommune

Etter arkivforskrifta § 4 skal alle offentlege organ til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. 

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. 

Hensikta med arkivplanen er at den skal vere Sund kommune sitt kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvalting, -eit viktig internt arbeidsreiskap og styringsverktøy.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Sund kommune. Alle tilsette på sentralarkiv og sakbehandlare i kommunen er forplikta til å halda seg orientert om arkivplanen sitt innhald, og følgje dei retningsliner og rutinar som planen inneheld.

Arkivplanen skal sikre at Sund kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Sund kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.