Ved oppretting av interkommunale samarbeid skal det i avtala framgå kven av kommunane som har arkivansvar for organet/samarbeidsområdet.
Mottak av post
Arkivtenesta har ansvar for opning og journalføring, samt skanning av arkivverdig post. Sund kommune har fullelektronisk arkiv, fysiske dokument vert makulert etter om lag 3 månader. Sjå eigne rutinar. Den kommunen som får dette ansvaret opprettar ein eigen arkivdel i sitt saks- og arkivsystem der all dokumentasjon vert skriven/jorunalført. Arkivverdig post motteken pr e-post kan sendast til postmottak for journalføring, eller sekretariat journalførar direkte i sak og arkivsystem Acos WebSak.
Utsending av post
Sekretariatet opprettar og skriv arkivverdige dokument i sak og arkivsystemet Acos WebSak. Samarbeidsorgana får eigne maler.
Arkivtenesta nyttar felles rutine for system til journalføring av eigenproduserte dokument.
| Dokumenttype
|
|
| Innkalling til møte/seminar (med vedlegg)
|
|
| Møtereferat
|
|
| Utgåande brev
|
|
Arkivering
Me har fullelektronisk arkiv, ingen papirkopi.
Avslutting av interkommunale samarbeid
Når interkommunale samarbeid vert avslutta må arkivdelen ryddast og avsluttast etter gjeldande rutinar for dette arbeidet.
Arkivdelen vert avlevert til IKAH i samband med avtale om uttrekk og avlevering av elektroniske arkiv.
