Arkivtenesta har ansvar for å;

• Motta, opna, sortera, stemple, journalføra og skanna all inngåande post inkludert elektronisk postmottak og skjemamottak
• Oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
• Kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt
• Kontrollere restanselister og senda melding til saksbehandler 2 gonger i året
• Kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
• Administrera utlån frå arkiv
• Arkivera
• Journalføre eigenproduserte dokument
• Frankere utgåande post
• Avslutte saker

Sakshandsamar har ansvar for å;

• Levera personleg adressert post til sentralarkiv for journalføring. E-post skal importerast til sak i Websak Fokus av sakshandsamar
• Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak Fokus
• Kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort (arkivtenesta førehandsgraderer innkomande dokument)
• All dokumentproduksjon i et saks- og fagsystem (WebSak, CosDoc, Acos sosial, HK oppvekst o.l.)
• Avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
• Levere fysiske originaler eller kopiar til sentralarkivet i papirbaserte arkivdelar/fagsystem
• Merke arkivsaker som er ønska avslutta etter kvart som dei er ferdig handsama

Leiar har ansvar for å;

• gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar
• gjennomføre offentlegvurdering
• sjå til at restanselister vert følgd opp
• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken