Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Sund kommune. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunne finna informasjon om kva retningslinjer som må følgjast, og kva løysningar kommunen har på arkivområdet.

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet og i god tid før dei vert sett i verk.

Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplan skal mellom anna skje når:

• det skjer endringar i post- og arkivrutinar.
• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel.
• det vert teke i bruk ny arkivnøkkel.
• ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon.
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta.
• det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval .
• det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement.
• kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen.

Arkivleiar avgjer elles om det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:

• det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel .
• det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon.

Arkivplanen vert oppdatert jamnleg. Det vert sendt ut melding til berørte partar når ein revisjon/korrigering er utført.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast. Arkivleiar Eva-Marit Telle Hamre kan kontaktast på telefon 56327550/992 90 750 eller e-post eva.m.t.hamre@sund.kommune.no

Kommunens sin arkivleiar vil ha det daglege ansvar for å følgja opp arkivplanen sine reglar i høve alle einingar i kommunen.