Kommunen er etter § 18 i forskrift om arkiv, forplikta til å ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine.

Øygarden kommune har vedtatt følgjande ordning for avlevering og handtering av avslutta arkivmateriale i depot;

• Personregister avleverast til depot hjå IKAH.
• Sakarkiv, møtebøker, personalmapper, vitnemålsprotokoller o.l. skal oppbevarast i vårt eige depot.
• Kystmuseet – depot for arkiv frå Herdla og Hjelme kommune.
• Kystmuseet – depot for privat arkiver i Øygarden kommune.

Arkivdepot sine oppgåver

Arkivdepot har følgjande oppgåver:

1. Å ta i mot overføringar av eldre og avslutta arkiv.
2. Å gi arkiva trygg oppbevaring.
3. Å føre fortløpande register over mottekne arkiv.
4. Å utarbeide katalogar over arkiva.
5. Å syte for at kommunale einingar kan låne tilbake eller få kopi av arkivsaker/mappar dei har avlevert.
6. Gje publikum innsyn i arkiva i samsvar med gjeldande regelverk for innsyn i offentlege arkiv.
7. Utarbeide spesielle formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet.

Arkivleiar er også depotansvarleg. Depotansvarleg har rett og plikt til:

1. Å rapportere til Rådmann om verksemda til arkivdepot og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arbeidet.
2. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivdepotet.
3. Å gi nødvendig rettleiing til dei arkivskapande einingane som skal avlevere til depotet.
4. Å føre kontinuerleg kontroll med klima og andre oppbevaringsforhold i arkivlokala.
5. Å gi rettleiing til publikum og ekspedere førespurnader om innsyn i arkiv.