Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Rådmannen i Fjell oppmodar alle medarbeidarar om å setje seg godt inn i og følgje retningslinjene i arkivplanen for Fjell kommune.

Delegert arkivansvar til servicetorgsjefen

Servicetorgsjefen har delegert ansvar for arkivfunksjonen. Den tilsette som har det daglege ansvaret for arkivet, arkivleiar, rapporterer til servicetorgsjefen. I tillegg til den daglege oppfølginga av arkivet, skal arkivleiar ha ansvar for oppdatering av arkivplanen. Oppdatering skal skje når:

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivleiar avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.