Post og dokumentbehandling

Generelt

Arbeidsområda som inngår i behandlinga av post og saksdokument vert inndelt i:

• behandling av inngåande dokument
• oppfølging og saksbehandling
• behandling av utgåande dokument

Behandling av inngåande dokument

Det er fleire arbeidsoppgåver som ein må tenkje gjennom i behandlinga av den inngåande posten, og som bør vere med i arkivreglementet:

• Postmottak og «dokumentfangst»
• Sortering og åpning av post
• Stempling og klassering
• Registrering
• Fordeling og tilretteleggjing

Postmottak og «dokumentfangst»

Det er viktig at det er rutiner som fangar opp all inngåande og utgåande korrespondanse, og som syter for at denne vert bragt til arkivtenesta til vurdering og eventuell journalføring. Dette er uavhengig om det er brevpost, elektronisk post, telefaks, personleg levert post, post til styre og utval, osv. "Dokumentfangst" er eit begrep som enkelte nyttar for å forklare dette. Ein bør ha tenkt nøye gjennom bruken av telefaks og elektronisk post, og få nedfelt klare retningsliner for dette.

Det er viktig at ein har kontroll over den elektroniske datafangsten. Utgangspunktet er at elektronisk sakspost skal vurderast som ordinære brev og journalførast i tråd med reglane for det. Dersom arkivverdige dokument vert mottekne i elektronisk form skal dei innlemmast i ein fulltekstdatabase etter dei same prinsippa som eigenproduserte elektroniske dokument. På same måte som arkivverdige dokument ikkje skal oppbevarast i saksbehandlar sitt privatarkiv, skal eit elektronisk arkiv ikkje bestå av private filer på saksbehandlar sin PC. Dersom ein ved elektronisk arkivering ikkje har system, rutiner og lagringsformat som er godkjende av Riksarkivaren for langtidsoppbevaring, skal dokumenta kopierast over på arkivverdig papir. Denne kopien er arkiveksemplaret og går til registrering.

Det er difor viktig at det er ein sentralisert postfunksjon i kvar verksemd, som har ansvaret for mottak og sending av post. Ingen dokumenter bør gå direkte frå avsendar til saksbehandlar. Bare slik er ein sikra at posten går mellom verksemder og ikkje mellom personar.

Sortering og opning av post

Sjølv om det kan vere eit eige postmottak i verksemda må arkivtenesta ha kontroll med opning og sortering. Det er viktig at det er den tenesta som skal registrere posten, som åpnar og sorterer den, slik at kontrollfunksjonen mellom opning og registrering ikkje vert svekka. I det offentlege er det pålagt at all inngåande post skal leverast uopna til arkivtenesta. Den elektroniske posten må behandlast etter retningsliner som sikrar sortering og registrering på same måte som med annan post.

Under opninga er det viktig at ein har klare retningsliner som sikrar post som skal vernast ut ifrå spesielle hensyn, av sikringsgrunnar eller ut ifrå lovbestemt teieplikt. Dette kan eksempelvis vere verdipost, gradert post og anbod. Samtidig er det viktig å ha klare rutiner for post til styre og utval, og personleg adressert post.

• Verdipost bør opnast etter eigne retningsliner. I Staten er det eit krav at det skal vere to personar ved opning og at verdipost vert ført i eigen verdiprotokoll.
• Gradert post, anbod og post unnteke offentlegheit skal behandlast særskilt. Anbud skal t.d. ikkje opnast før etter anbodsrunden (fristen).
• Post til styrer og utval kan anten opnast av arkivet eller sendast til vedkomande som har arkivansvaret dersom utvala har eige arkiv. Val av framgangsmåte må vere med i rutinane for postbehandling.
• Personleg adressert post er når personnamnet står framfor verksemda sitt namn på postsendinga. Dersom tittel er ført på framfor namnet reknast det oftast som tenestepost og ikkje personleg post, sjølv om mottakar sitt namn står framfor verksemda sitt namn. Personleg post vert vanlegvis sortert ut og levert uopna direkte til adressaten. Dersom det viser seg at det er tenestepost, skal den straks leverast til arkivet for registrering. Enkelte verksemder har blitt enige med dei tilsatte om at det ikkje skal mottakast personleg post på arbeidsplassen, eller at denne posten skal behandlast som all anna post.

I sorteringsfunksjonen er det viktig å ha innarbeidd gode rutiner for arkivavgrensing, slik at ein kan skille mellom arkivverdig sakspost og arkivuverdig informasjonspost (infopost). Arkivavgrensing betyr at ein skiller ut meldingar, orienteringar, reklame og anna materiale som ikkje er gjenstand for vurdering og saksbehandling, og som ikkje har dokumentasjonsverdi for verksemda sine gjeremål. Slike dokument skal ikkje journalførast eller arkivleggjast, men kan fordelast direkte til rette vedkomande.

Det er viktig at ein tenkjer gjennom kva som er arkivverdig dokumentasjon for verksemda, og det bør lagast eit eige reglement for arkivavgrensing som viser oversikt over det arkivuverdige materialet. Med bruk av elektronisk post er det særleg viktig at ein er førebudd på den store mengda med reklame og annan informasjonspost som kan nå postkassane, slik at denne utan for mykje arbeid kan arkivavgrensast.

Stempling og klassering av saksdokument

All papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemplast med eit journalstempel slik at nødvendige journalopplysningar kan påførast det enkelte dokument. Opplysningane identifiserer dokumentet og knyttar det til journalen. Det er ingen regel for korleis slike stempel skal sjå ut, men journalstempel som vert brukt i det offentlege skal som minimum innehalde rubrikkar for:

• verksemda sitt namn (dokumenteigar)
• saks- og dokumentnummer i journalen
• (ev. kronologisk nummerering: løpenr./journalnr.)
• dato for journalføring
• arkivkode

Når journalstempelet er fylt ut, «styrer» det dokumentet gjennom verksemda. Ein bør difor tenkje gjennom noko så «banalt» som å ta stilling til rubrikkane på stempel og dermed kva for andre opplysningar det er nødvendig å føre på dokumenta. Dette kan vere opplysningar om saksbehandlar eller reglane i samsvar med lovverket som vedkjem dokumenta:

• saksbehandlar /avdeling
• unnateke offentlegheit
• graderingskode
• kassasjonsfrist

Mange verksemder har gjerne eigne stempel for opplysningar knytt til offentlegheit og gradering.

Det er bare papirbaserte dokument som skal stemplast og påførast registeropplysningar. I NOARK-4 baserte sak/arkivsystem skal det vere ein funksjon for registrering og påføring av journalopplysningar på elektroniske dokument som verksemda mottek i samband med at dei blir knytta til ei sak. Dette gjeld først og fremst e-post. Ein kan gjerne sei at systema opnar for ei elektronisk "stempling" av e-post.

Sjølv om stempling av papirbasert post er mest utbreidd i offentleg forvaltning, er journalstempel med ulik form og innhald òg i bruk i mange private verksemder. Husk at bruk av rødt stempel på ein enkel måte hjelper til å skilja originalen ifrå ein svart-kvit kopi.

Å påføre dokumentet ein dekkande arkivkode etter dei ulike klassifikasjonssystema som er i bruk, kallast gjerne for klassering. Kodesystema bør byggje på ållment godkjente prinsipp og system for arkivering. I det offentlege skal saksarkivet vere oppstilt etter ein emnebasert arkivnøkkel som dekkjer alle saksområda som verksemda steller med. Dokument som tilhøyrer same sak skal arkivleggjast samla innanfor det emnet i arkivnøkkelen saksområdet høyrer heime. Fagsystem og andre arkivseriar som er skilt frå saksarkivet som spesialarkiv, kan ha ulike fagkodar. Dette vil ofte vere tilfelle for objektrelatert dokumentasjon som er arkivert på kodar som identifiserer objektet. Eks. personalmapper arkivert etter namn (alfabet) eller fødselsnummer.

Den elektroniske arkivdanninga er i ferd med å bringa fram nye kodar, og i dag blir det m.a. diskutert om strekkodesystem er ein aktuell klassifikasjon for å systematisere og kode framtidas elektroniske dokumentasjon. (Bruken av klassifikasjonssystema skal vere gjengitt som eige plandokument i form av ein arkivoppsettplan). Sjølvkonstruerte system bør unngås. Innanfor det offentlege er det diskusjon om det er arkivpersonalet eller saksbehandlar som skal klassere dokumenta, og rutinane for dette varierer.

Registrering

I det offentlege skal alle inngåande dokument som etter offentleglova skal reknast som saksdokument, registrerast i journalen dersom det fører til saksbehandling og har dokumentasjonsverdi. Journalen for saksposten kallast gjerne for brevjournal, postjournal eller løpande journal, for å skilje han frå andre journalar som klientjournalar, pasientjournalar eller vaktjournalar.

Når vi skal registrere informasjon er det viktig at vi vel register og metodar som er funksjonelle når det gjeld å omtale dokumentasjonen. Dette er viktig fordi formålet med registreringa er at dokumenta identifiserast og omtalast slik at ein får oversikt, behandlingskontroll og eintydig gjenfinning. Samtidig skal ein ta omsyn til krav om offentleg innsyn og personvern i tråd med lovverket. Bruken av register må difor vere gjennomtenkt, og ein må vurdere kor mange register ein har bruk for. Det bør vere klare føringar på kva for inn- og utgåande dokumentasjon som skal registrerast i brevjournalen og kva som eventuelt kan førast i eigne fagsystem. Samtidig må ein ta stilling til kva for opplysningar om dei enkelte dokumenta som skal registrerast, slik at ein etablerer saksoversikt ved å knyte tidlegare relevant informasjon saman med ny, og slik at oversikt og behandlingskontroll blir etablert gjennom registra. Tilgangskontrollen med journalen må styrast og regulerast gjennom klare avgjerder om registreringstilgang og lesetilgang.

Mange fører papirbaserte journalark eller protokollar, men fleire og fleire tek i bruk NOARK-baserte sak/arkivsystem. Det finst ingen pålegg om korleis ein journal skal sjå ut, men for det offentlege finst det klare minimumskrav i §2-7 i arkivforskriften om kva for registreringsfelt ein postjournal skal og bør innehalde. Følgjer ein desse retningslinjene vil registreringa gjerne skje i fleire omgangar og av ulike aktørar.

Den grunnleggande registreringa blir gjort av arkivpersonalet. I dei papirbaserte (manuelle) journalane er det vanlegast å føra ei fortløpande nummerering av dokumenta innanfor kvart år. Dette unike løpenummeret (journalpostnr./årstal) også kalla journalnummer, identifiserer det enkelte dokumentet. Dokument som høyrer til same sak, kan lenkast (koblast) saman med tilvisingar til løpenummera til kvarandre i journalen.

I staden for slike kronologiske journalar fører enkelte saksregistrering med bruk av eigne saksjournalar eller sakskort (journalkort). Her blir alle saker som høyrer til same saka registrert fortløpande på same sakskortet under eit felles saksnummer. Saksregistreringa er også prinsippet for føring i elektronisk journal, og det er utarbeidd ein eigen detaljert kravsspesifikasjon for elektronisk registrering i offentleg forvalting (NOARK 4, som er ei forkorting for Norsk arkivsystem, versjon 4).

Jfr. §2-7 i arkivforskrifta skal postjournalar for registrering av inn- og utgåande korrespondanse i offentlege verksemder ha felt for registrering av følgjande opplysningar:

• journalføringsdato
• saks- og dokumentnummer (journalnr. i papirbaserte journalar)
• sendar og/eller mottakar
• opplysningar om sak, innhald eller emne
• dateringa på dokumentet
• arkivkode (etter arkivnøkkel)
• ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• avskrivingsmåte

I tillegg tilrår arkivforskrifta å ha med opplysningar om:

• saksbehandlar
• behandlingsfristar
• og andre opplysningar som er nyttige i den interne oppfølginga av saka.

§2-7 i arkivforskrifta presiserer òg at dokument som høyrer til i same sak på ein eller anna måte skal lenkast saman i postjournalen.

Hugs, det er viktig at alle arkivverdige dokument blir fanga opp i registreringa. Det er ikkje oversendingsmåten, om brevet er papirbasert, på eit elektronisk medium, i form av ein filmrull, osv. som avgjer om det er arkivverdig og skal registrerast, men innhaldet i brevet.

Fordeling og tilrettelegging av registrert post

Det er viktig å ha effektive rutiner som sørgjer for at tilgjengeleg og relevant informasjon når rett vedkomande (dette gjeld også informasjon som i utgangspunktet er arkivuverdig, som rundskriv, reklame, brev med kortvarig informasjonsverdi osv.) Enkelte verksemder har teke i bruk skanning av den innkomne posten for å skape ein effektiv elektronisk «dokumentflyt» til leiarar og saksbehandlarar. Dermed blir saksbehandlarane «sjølvbetent» og kan søka fram dei dokumenta dei ynskjer frå det elektroniske arkivet gjennom oversikten, direkte frå det elektroniske arkivet og til eigen skjerm. Men dei fleste tilrettelegg enno posten for saksbehandling på meir tradisjonelle måtar gjennom fysisk fordeling av posten, og kanskje også ved bruk av manuell postliste.

Postlista er ei oversikt over inn- og utgåande korrespondanse. Kva for opplysningar som blir registrert om dokumenta i lista kan variere frå verksemd til verksemd. Mange inneheld opplysningar om saksnummeret til dokumentet i tillegg til (evt. løpenummer), arkivkode, avsendar, overskrift (dokumentinnhald), saksbehandlar m.m. Postlistene er først og fremst informasjon til leiarar og saksbehandlarar om dagens post, samtidig som dei kan gje meldingar om posten tilbake til arkivet. Ved bruk av elektronisk registrering er postlista i praksis den løpande journalen.

Fordelingsansvaret av saker og eventuelle unnatak frå offentleg innsyn er leiarens ansvar. Saksdokument, informasjonspost og ei eventuell fysisk postliste vert difor fordelt til leiarane som har ansvaret for vidarefordelinga til saksbehandlarane. Fordeling av dagens post kan hjå enkelte vere kombinert med bilegging av eldre saksdokument i dei eksisterande sakene som dei innkomne dokumenta eventuelt tilhøyrer. Dette for at saksbehandlarane i utgangspunktet alltid skal vere sikra all tilgjengeleg dokumentasjon i saka. I slike tilfelle er det viktig at det er utlånsrutiner som sikrar tilbakeføring til arkivet og at materialet frå ulike saksmapper ikkje blandast saman.

Leiar sjekker posten mot postlista og fører på saksbehandlar og eventuelle rettingar. Det må vere rasjonelle rutiner som sikrar at desse opplysningane til ei kvar tid blir journalførte slik at det er kontroll med dokumentasjonen. Ved elektronisk registerring kan leiar føra dette direkte i journalen. Saksbehandlar og eventuelle andre tillegg førast i stempelet på dokumenta. Deretter fordeler leiar posten til saksbehandlarane. Bruker ein papirbasert postliste blir den returnert til arkivet påført merknader. Arkivet fører endringar og rettingar inn i journalen, og skriv ut ei endeleg postliste.

Den endelege postlista blir sett kronologisk inn i perm. I det offentlege gjeld dei same krava ved bruk av elektronisk registrering. Kvar dag blir difor løpande journal teke ut på papir, som ein sikringsgaranti for arkivet ved eventuell driftsstans.

For å oppfylla krav om offentlegheit, innsyn og personvern, skal det i tillegg utarbeidast ei offentleg postliste/offentleg journal. Denne er utforma som den løpande journalen, men er meint for presse og publikum, og opplysningar som er unnateke offentleg innsyn må difor vere sladda, anonymiserte eller avskjerma etter gjeldande regelverk. Lovparagraf for dette skal vera påført.

Oppfølgjing av saksbehandlinga

Når posten er fordelt, må ein sikr at den vidare dokumentbehandlinga blir styrt. Saksbehandlar sitt ansvar for journalføring av opplysningar om inngåande (og eigenproduserte) dokument må avklarast og spesifiserast i rutinene. I det minste må saksbehandlar kontrollere saksnummer, arkivkode og unnatak frå offentleg innsyn. Eventuelle endringar skal meldast til arkivet. Det same skal gjerast dersom saksbehandlar overleverer saka til ein annan.

Samtidig skal arkivet sikre ei løpande oppfølging, slik at all informasjon om saka, behandlingsfristar osv. blir gjort tilgjengelege for saksbehandlar. Behandlingskontroll kan etablerast ved bruk av forfallskontroll (oversikt over eventuelle behandlingsfristar/ svarfristar) og restanselister (oversikt over alle inngåande brev som ikkje er avskrivne eller svara på). Listene bør utarbeidast regelmessig. Arkivtenesta skal gi beskjed til saksbehandlar når ei sak nærmar seg forfallsdato, medan leiinga til verksemda avgjer tidsfristane for restansekontrollen. I statlege organ skal dette skje kvart kvartal. Spesielt ved bruk av elektronisk registrering, er det mogeleg for arkivtenesta å tilby ei løpande oppfølging av saksbehandlinga som tek omsyn til ulike fristar ved listeutskrifter frå journalen. NOARK-standarden spesifiserer kva for utskrifter det skal vere mogeleg å ta ut frå ein elektronisk journal.

Arkivrutiner for saksbehandlar

Registreringsansvar. Ein effektiv dokumentadministrasjon er avhengig av at det er etablert gode arkivrutiner hjå saksbehandlar. Når saksbehandlar svarar på ein førespurnad, eller sjølv initierer ei sak, må det vere klare retningsliner for kva ansvar saksbehandlar har i dokumentbehandlinga. Den utgåande korrespondansen skal registrerast som den inngåande, og registreringsansvaret må vere avklart. Ved bruk av elektronisk journalføring må det vere avklart kva for opplysningar om dokumentet saksbehandlar skal registrere og kva for opplysningar arkivet har ansvaret for. I offentleg forvalting legg standardkrava i NOARK-standarden opp til at registrering og ajourhald av journalopplysningar i størst mogeleg grad skal gjerast av autorisert arkivpersonale.

Behandlingsrapportering av inngåande førespurnader. Behandlingsforma på inngåande førespurnader skal meldast til arkivet slik at dei kan journalførast. Dette gir grunnlaget for behandlingskontrollen. Dersom den inngåande førespurnaden blir svara på med eit utgåande brev blir desse kopla ved registreringar i journalen. Dersom svaret blir gitt over telefon, eller brevet blir teke til etterretning, må behandlingsmåten, svar og dato for denne noterast på det fysiske dokumentet. Mange har eigne rubrikkar i stempelet for avskrivingsmåte. Desse opplysningane er grunnlaget for registreringa når dokumentet blir levert tilbake til arkivet.

Personleg mottak. Det er viktig å minna om at dersom saksbehandlar mottek arkivverdige dokument direkte under saksbehandlinga, anten i form av personleg levering, telefaks, eller elektronisk post, skal desse snarast koma arkivet i hende for registrering.

Dokumenta i saka skal haldast samla. Saksbehandlar har ansvar for å halda dokumenta i saka samla under saksbehandlinga.

Overføring av saker og dokument frå andre eller til andre skal meldast til arkivtenesta for registrering.

Retur til arkiv. Når dokumentet / saka er ferdigbehandla skal materialet leverast tilbake til arkivet. Utlånt materiale skal leverast tilbake i same orden som det kom. I denne samanhengen bør det vere avklart kven som har ansvaret for å reinse mappa for eventuelt arkivuverdig materiale som har komme til under saksbehandlinga.

Sluttbehandling, ekspedering og arkivering

Når saksdokumenta kjem til arkivet, utfører arkivet sluttbehandling og arkivering. Viktige arbeidsoppgåver er registrering av utgåande korrespondanse, avskriving av inngåande førespurnader, versjonskontroll, arkivavgrensing og arkivlegging. Desse rutinene skal sikre at verksemda til ei kvar tid har ajourførte dokumentsamlingar og at arkiva inneheld all relevant informasjon. Difor er det viktig at alle arkivverdige dokument blir leverte til arkivet, og at elektroniske dokument ligg i godkjent lager som blir forvalta gjennom forsvarlege dokumentadministrative rutiner. Saksdokument i det offentlege kan berre lagrast elektronisk dersom det blir nytta system, rutiner og format for dette som er godkjende av Riksarkivaren.

• Registrering av utgåande korrespondanse. Arkivet gjer den naudsynte registreringa av utgåande korrespondanse i journalen. Opplysningane som skal registrerast vil i hovudsak tilsvara dei som skal registrerast for inngåande korrespondanse. Dersom arkivet også har ansvaret for utsending, blir journalopplysningane i brevet også kontrollert.

• Avskriving. I offentleg forvalting er det krav om at behandlinga av dei inngåande dokumenta skal registrerast i journalen etter gjeldande retningslinjer. Dette blir kalla avskriving og blir utført av arkivpersonalet. Grunnlaget for denne registreringa er utgåande svarbrev eller påteikningar om behandlingsform på inngåande brev frå saksbehandlar. Behandlingsforma vert registrert i journalen.

• Reinsing. Før arkivering er det viktig at saksmappa blir reinsa for arkivuverdig materiale, som til dømes kopiar, reklame, førebels utkast, binders, strikkar og plastomslag.

• Arkivering – Saksmappe og kopibok. Etter registrering, avskriving og ekspedering skal saksmapper og dokument arkivleggast etter gjeldande retningslinjer. I manuelle arkiv må det avklarast om det er saksbehandlar eller arkivet som har ansvaret for å ta kopi til arkivet før originalen sendast ut. I det offentlege skal det normalt takast to kopiar av utgåande korrespondanse. Den eine skal oppbevarast i den fysiske saksmappa, og leggast kronologisk etter journalnummer eller etter stigande dokumentnummer. Den andre kopien blir sett kronologisk i perm, såkalla kopibok. Kopiboka fungerer som eit kronologisk register og sikringskopi av eigenprodusert dokumentasjon. Kopibøker skal bindast inn seinast ved bortsetting. Arkivlegging bør berre utførast av kvalifisert personale. Ved elektronisk saksbehandling arkiverer saksbehandlar sjølv etter gjeldande retningslinjer.

• Versjonskontroll. Ved arkivering blir det sjekka at det sist registrerte inngåande dokumentet og kopi av det sist registrerte utgåande dokumentet ligg i saksmappa og arkivet har ansvaret for at kopibok til ei kvar tid er ajour. Ved elektronisk arkivering er det særleg viktig at ein er nøye med å sikre den sist oppdaterte versjonen av eit dokument, samtidig som ein er sikra originale format av arkivverdige dokument som blir bearbeida, (t.d. kart). Arkivverdige elektroniske dokument må oppbevarast i format og på medium som er tenelege og sikre med omsyn til at dei skal vere haldbare, ekte og gyldige. Når oppbevaringa i tillegg er basert på allmenne system for gjenfinning, er dette ein garanti for at dokumentasjonen er tilgjengeleg.