Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Fjell kommune. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunna finna informasjon om kva retningslinjer som må følgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.
Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet, i god tid før dei vert sett i verk.
Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.
Oppdatering av arkivplanen skal mellom anna skje når:
- det skjer endringar i post- og arkivrutinar
- ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
- det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
- ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval
- det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
- kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
Arkivleiar avgjer elles om det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:
- det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Arkivplanen vert oppdatert jamleg. Det vert sendt ut melding til dei partar det gjeld, straks ein revisjon/korrigering er utført.
Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjon som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal fagansvarleg arkiv kontaktast.
Fagansvarleg arkiv Kristine Melsbø.
telefon 55097037 eller e-post kristine.melsbo@fjell.kommune.no
Fagansvarleg arkiv har ansvar med å sjå til at alle einingar/verksemder held seg til dei rutinane i arkivplanen som gjeld til ei kvar tid.
