Betening og oppbevaringstilhøve må ta omsyn til at dei tilsette skal ha tilgang til materialet, til allmenn innsynsrett og samtidig at krava til personvern og unnatak frå offentleg innsyn er teke omsyn til. I enkelte tilfelle vil det vere kryssande interesser, som det gjeld å handtere på den mest forsvarlege måten.

Intern bruk og lån

Alle verksemder må ha interne reglar for kven som har tilgang til dei ulike dokumenta og kven som avgjer om ein kan gi ut opplysningar om dokument. Det er leiinga i verksemda, og ikkje arkivansvarlege, som skal avgjere tilgangsavgrensing og autorisasjon, og avgjere kven av personalet som har tilgang til ulike opplysningar og dokument. Tilgangen bør styrast av trong til denne informasjonen i tenesta, slik at den enkelte tilsette ikkje har tilgang til andre dokument enn dei som gjeld saker som vedkommande sjølv arbeider med. Dette kallast ofte «need to know» - prinsippet. Grunnen for dette er å hindre at opplysningar som det ikkje er offentleg innsyn i, kjem uvedkommande i hende. Enkelte dokument som er særleg sensitive skal graderast etter reglane i Sikkerhetsinstruksen og Beskyttelsesinstruksen. Sikringsinstruksen gjeld dokument som er viktige for sikringa til riket, tilhøvet til andre land og forsvarspolitisk samarbeid. Verneinstruksen gjeld dokument med opplysningar som det ikkje er offentleg innsyn i som gjeld personlege tilhøve eller forretningsløyndomar. Graderingskodane er å finne i instruksane.

Beteninga skal elles styrast av arkivpersonalet. Ingen saker eller dokument skal fjernast frå arkivet utan at det er registrert i journalen eller markert med utlånskort i arkivet. Ofte bruker ein eigne omslag på utlånte saker, slik at dei kan skiljast frå andre saksdokument. I utgangspunktet bør heile saksmapper, og ikkje enkeltdokument lånast ut frå arkivet. Enkeltdokument skal ikkje fjernast frå mappene under saksbehandlinga. Det er saksbehandlar som er ansvarleg for å halde dokumenta i saka samla og for at utlånt materiale vert levert tilbake til arkivet i same orden som då ho vart utlånt frå arkivet.

Det er viktig å ha rutiner som sikrar at utlånt materiale ikkje er borte frå arkivet i lange periodar. Ein skal difor med jamne mellomrom kontrollera, og eventuelt føre eigne utlånslister.

Ekstern tilgang til arkivmateriale i offentlege verksemder

Det er fleire lover som styrer offentleg tilgang til materialet. Krav i offentleglova om innsyn i offentlege saksdokument, reglar om partsinnsyn i forvaltingslova, føresegner om innsyn i personopplysningar i personopplysningslova, innsynsføresegner i ulike særlover m.m. Samtidig må ein ta omsyn til prinsippet om meiroffentlegheit og ulike nedgraderingsreglar. Riksarkivaren gir til dømes føresegner om når avslutta arkiv generelt kan stillast til disposisjon for ålmenta (normalt 60 år). Desse avgjerdene om innsynsrett må vurderast opp mot omsynet til personvernet og unnatak frå offentleg innsyn i offentleglova, Sikkerhets- og Beskyttelsesinstruksen og i alle særlovene (barnevernslov, legelov, likningslov, sosiallov m.m.).

Journalen er innfallsporten til dokumenta i forvaltinga, og alle har krav på å få sjå den offentlege utgåva av journalen. Den offentlege journalen skal difor tilfredsstille krava om offentlegheit samtidig som opplysningar unnateke offentleg innsyn skal vere skjerma ved nøytrale kjenneteikn eller overstrykingar. Det er leiar eller saksbehandlar som skal varsle den arkivansvarlege om unnatak frå offentleg innsyn og kva for opplysningar som skal skjermast i offentleg journal. Ei sak eller eit dokument bør vurderast med omsyn til offentleg innsyn kvar gang nokon ønskjer innsyn.

Generelt skal tilhøva leggast til rette slik at ålmenta kan bruke arkivmaterialet i tråd med gjeldande lover og retningslinjer. Ingen skal nytte offentlege dokument utan under tilsyn. Det er viktig at det er gjennomtenkte rutinar for handtering av førespurnader om innsyn i materiale om særleg sensitiv natur, som pasientjournalar, PPT-arkiv, barnevernssaker, sosialsaker osv.

Ved førespurnad om eksternt utlån skal originalane kopierast og kopien lånast ut. Dette for å hindre at originalt arkivmateriale går tapt. Kopieringsrutiner, betalingsbestemmeslar og eventuelle utsendingsformer må vere avklara i rutinene.