Rutinar - byggesak/delesak/plansak
Alle saksdokument skal førast i saksbehandlingssystemet ePhorte.
- Dokumenta til byggesak/delesak vert ført i ePhorte og sendt opp til byggesak/delesak for arkivering.
- Dokumenta til arealplan vert ført og arkivert i saksarkivet.
- Dokumenta til reguleringsplanar vert ført og sendt til avdelinga for arkivering.
- Dokumenta til kommuneplan og kommunedelplanar vert ført og arkivert i saksarkivet.
Saker som kjem inn via Byggsøk, blir importert i ePhorte, teken ut i papirform, stempla og påført journalopplysningane. Deretter vert saka/dokumenta sendt byggesaksavd. med melding om at dei er komne inn elektronisk via Byggsøk.
Store kart, f.eks format A0,A1, A2, skal scannast på scanner OCE i 4 etg og lagrast og importerast til sak. Sentralarkivet har ansvar for at dette vert gjort.
Byggesak/Delesak
Løyve til tiltak
Tittel på sak: oppføring av bustad, gnr, stad, tiltakshavar
Hovuddokument
- søknad, opplysningar, nabovarsel, ansvar, kontroll
Vedlegg
- situasjonskart
- teikningar
- foto
- søknad om dispensasjon
- merknader
- kommentar på brev
- følgjeskriv
- utgreiing
- erklæring
Søknad om tiltak utan ansvarsrett
Tittel på sak: oppføring av garasje, tilbygg o.l. gnr, stad
Hovuddokument
- søknad, nabovarsel, opplysningar
Vedlegg
- situasjonskart
- teikningar
- søknad om dispensasjon
- merknader
- følgjeskriv
- merknad
- erklæring
Deling av grunneigedom
Tittel på sak: deling av grunneigedom, gnr, stad
Hovuddokument
Vedlegg
- situasjonskart
- søknad om dispensasjon
- skylddeling
- brev
- opplysingar om veg, vann, kloakk
Sentralarkivet skal alltid sende stadfesting på innkomen søknad.
Plansaker
Tittel: søknad, gnr/bnr, stad
Hovuddokument
Vedlegg
- kart
- føresegner
- planskildringar
- merknadar m.m.
Avslutta saker
Saksbehandlar har ansvar for å "reinska" mappa og sjekke at innhaldet i mappa samsvarar med den elektroniske saksmappa.
Alle ferdigbehandla saksmapper skal sendast til sentralarkivet.
Arkivet har ansvar for å kvalitetssikre mappa før avslutting og arkivering.
