Rutinar tilsetjingssak
EKSTERNE STILLINGAR
| Oppgåve:
|
Ansvar:
|
| 1.Lage utlysingstekst
|
Leiar på tenestestad
|
| 2. Opprette sak i ePhorte
|
Personalforvaltning
|
| 3. Gje sentralarkiv melding om kven som eig stillinga, og kven som skal ha tilgang i saka/dokument
|
Personalforvaltning
|
| 4. Registrere stillingane i Dokumentbanken slik at stillingane vert tilgjengeleg på Internett
|
Personalforvaltning
|
| 5. Kunngjering i media / internett
|
Personalforvaltning
|
| 6. ”Rydding” i Dokumentbanken, dvs. slette stillingar som er utgått (søknadsfristen er utgått)
|
Personalforvaltning
|
| 7. Importere skjema i tilsettingsmodulen
|
Sentralarkiv
|
| 8. Registrere søknad innkomen manuelt
|
Sentralarkiv
|
| 9. Skrive ut innkomne elektroniske søknader på papir
|
Personalforvaltning
|
INTERNE STILLINGAR
1. Kva type søknadsskjema ?
| Oppgåve:
|
Ansvar:
|
| 1. Lage utlysingstekst
|
Leiar tenestestad
|
| 2. Opprette sak i ePhorte
|
Personalforvaltning
|
| 3. Gje sentralarkiv melding om kven som eig stillinga, og kven som skal ha tilgang i saka/dokument
|
Personalforvaltning
|
| 4. Legge ut på Intranettet
|
Personalforvaltning
|
| 5. Postføre søknadene
|
Sentralarkiv
|
Siste dokument i Søkjar-mappe er : Utgåande brev til dei som ikkje fekk stillinga.
Saka går til sentralarkivet for avslutting. Saksbehandlar endrar status i saksmappa til F (=Ferdig) og arkivet set A (=Avslutta), arkivet skal også ha melding om kven som har fått stillinga.
Før saka blir avslutta skal ein flytta desse 3 dokumenta til tilsetjingssaka:
- Søknaden til den som har fått stillinga
- Tilsetjingsbrev
- Tek imot stillinga
Skriv deretter merknad på søkjarmappa kva saknr. dokumenta er flytta til.
Stilling vert avslutta (under fana).
Søkjarmappa vert så avslutta.
Registreringsreglar
Sentralarkivet oppretter personalmappe på den som har teke imot stillinga, om dette ikkje allereie er gjort. Denne mappa skal ha tittel:
- Tilsetjing/oppseiing + namn
Husk å setje mappetype AS, ansettelsessak
Gradering i AS saker
Bruk av Off.l § 25 (Obs! : Søkjarlista off.)
Stillingstekst offentleg.
Søknadene inngåande: U.off.
Ber om uttale : offentleg
Inngåande uttaler frå Fagforeningar o.a. U.off.
Tilbod om stilling : U.off (namn offentleg)
Takkar ja/nei til stilling: offentleg.
Arbeidsavtaler U.off
Personalforvaltning skal stå som saksansvarleg. Tenesteleiar/Eigar av stillinga skal ha intern kopi.
Lærlingar
- Det skal opprettast personalmapper på lærlingane
- Når det er bestemt kven som skal starte som lærling innanfor dei ulike faga, skal det opprettast mappe på kvar person (personalforvaltning)
Registreringsreglar
- Sakstittel : Tilsetjing/oppseiing + namn
- Saksansvarleg er den som er opplæringsansvarleg for den einskilde lærling.
- Tilgangsgruppe Personalforvaltning, dvs. at personalavd. får tilgang til å lese/ skrive dokument i saka.
Innhald i mappene
- Alle dokument som vedkjem lærlingen.
- Saka vert avslutta når læretida er over.
Saksansvarleg gjev melding til arkivet når saka skal avsluttast.
TILGANGSSTYRING
Saksansvarleg skal autoriserast for P for seg sjølv – dersom lærlingane sine saker vert gradert med P.
Registreringsreglar – personalmappe
PERSONALMAPPE (ordningsprinsipp)
- Klassering av sak
- Skriv fødselsnummer i arkivfelt og merk som u.off + arkivnr (feks 046)
- Prinsipp = Personal / NKS-nøkkel
- Ordningsverdi = Fødselsnr / 046
- Beskrivelse = namn på tilsett
Tilsetjing /oppseiing + namn (sak u.off, dokument u.off/offentleg, avsendar/mottakar offentleg)
- Flytt dokument frå tilsetjingssak til personalmappe Tilsetjing/oppseiing
- Vedlegg som attest og vitnemål scannast inn i sak
- Teieplikt (offentleg)
- Politiattest: skal førast som eigen journalpost. Dokumenttittel: levert politiattest datert…… Avsendar er den tilsette, ikkje politiet. Skal ikkje scannast. Personalforvaltning skal makulere politiattesten, og notere på mappa at politiattest er levert.
- Arbeidsavtale (u.off)
- Tenesteattestar (u.off...vurder innhald)
- Lønstilhøve (u.off)
- Stadfesting arbeidstilhøve (u.off...vurder innhald)
- Oppseiingsdokumentet (u.off ?…vurder innhald)
Permisjonar + namn (sak u.off, dokument u.off, avsendar/mottakar offentleg)
- Søknad om redusert stilling.
- Søknad om permisjon
(fødsel/omsorg, studie, sjukeperm)
Oppfølging sjukefråvær + namn (sak u.off.) (Sak registrert på leiar og personalforvaltning får tilgang/tilgangsgruppe, dokumenta arkiverast i personalarkiv)
- Sakstittel: Namn skal skjermast, resten av teksten skal visast
- Dokumenttittel: Teksten skal visast
- Mottakar/avsender: Skal skjermast
Personalsak + namn på tilsett (u.off), disiplinærsak med meir...
- Sakstittel: Namn skal skjermast, resten av teksten skal visast
- Dokumenttittel: Teksten skal visast
- Innhaldet i dokumentet er u.off.
- Mottakar/avsender: Skal skjermast
Heile mappa skal arkiverast i lukka konvolutt eller i eige omslag. Skal makulerast tre år etter at saka er avslutta, om saka ender med oppseiing skal mappa bevarast.
