Alle offentlege organ skal til ein kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert, jfr. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. 

Hensikta med arkivplanen er at den skal vere Øygarden kommune sitt kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvalting, -eit viktig internt arbeidsreiskap og styringsverktøy.

Øygarden kommune nyttar og internkontroll system Compilo. Her vert dei same rutiner m.m. publisert og meir interne detaljerte rettleiare for arkivdanning og saksbehandling i kommunen vert og publisert der.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Øygarden kommune. Alle tilsette på dokumentsenter og saksbehandlare i kommunen er forplikta til å halda seg orientert om arkivplanens innhald, og følgje dei retningsliner og rutinar som planen inneheld.

Oppdatering av planen skal gjennomførast årleg av fagansvarleg for arkiv.