Arkivplanarbeid er ein "levande" oppgåve.

Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av tilsette på dokumentsenter i Øygarden kommune. Alle tilsette i kommunen nyttar internkontroll system Compilo for komplett oversikt over alle rutinar m.m. for heile kommunen. Dokument i denne arkivplan er og publisert i internkontrollsystem

Fagansvarleg dokumentsenter skal ha melding om alle endringar i kommunen med moglege følgjer for arkivet og i god tid før dei vert sett i verk.

Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Oppdatering av arkivplan skal mellom anna skje når:

• det skjer endringar i post- og arkivrutinar
• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar vert lagt ned eller oppretta
• det vert oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen

Fagansvarleg dokumentsenter avgjer elles om det er trong for oppdatering av arkivplanen. Særleg er dette aktuelt når:

• det vert teke i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det vert teke i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Fagansvarleg dokumentsenter har ansvar for oppdatering av arkivplan.

Arkivplan skal ha ein hovudrevidering 1 gang i året. Før revidering vert det eksportert et uttrekk som vert arkivert i sakarkiv. Periodisering av heile arkvplanen ved behov.