Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlar og leiarar

Dokumentsenter har ansvar for å;

  • motta, opne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetssikre at saksbehandlar si registrering er korrekt
  • kontrollere restanselister 1 gang i året. Sende påminning til saksbehandlar om å avskrive.
  • kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar
  • behandle førespurnader om utlån frå arkiv/depot
  • Behandle innsynskrav internt og eksternt
  • Kvalitetssikre og journalføre eigenproduserte dokument
  • Behandle intern og ekstern post
  • Ordning av eldre avslutta fysiske arkiv

Saksbehandlar har ansvar for å;

  • levere personleg adressert post , anten det er papirdokument eller e-post , til dokumentsenter for journalføring
  • ha oversikt over kva saker som er til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
  • kontrollere at riktig offentlegheitsvurdering er gjort
  • produsere all arkivverdi dokumentproduksjon i et fagsystem eller sak-/arkivsystem
  • avskrive inngåande og interne dokument som er behandla
  • ekspedere ferdige dokument i sak-/arkivsystem og fagsystem
  • avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig behandla

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordele post til rett saksbehandlar
  • gjennomføre offentlegheitsvurdering
  • sjå til at restanselister vert følgd opp
  • bidra til at krava til dokumentasjon av behandling vert ivareteken
Laster...