Hovudformål med å gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon er å redusere omfanget av papirarkiva. Det er Ikkje mogleg å bevare all dokumentasjon som vert skapt i offentleg verksemd. Ein ganske stor del av arkivinformasjonen har liten eller ingen verdi for ettertida. Samfunnet har begrensa ressursar til arkivbevaring og det vert då nødvendig å kassere arkivmateriale utan bevaringsverdi.

Me treng då ein plan for kva med skal bevare og kva me kan kassere.

Formål med bevaring er å sikre tilstrekkeleg dokumentasjon for forvaltninga, sikre juridiske rettar for innbyggjarane og sikre tilstrekkeleg og representativt kjeldemateriale.

I riksarkivaren si forskrift vert formål med bevaring og kassasjonsbestemmelsene skildra slik;

§ 7-1.Formål Formålet med bestemmelsene i dette kapittelet er å: a) sikre at bevaringsverdig arkiv blir tatt vare på for ettertiden, jf. arkivloven § 1. b) legge til rette for kassasjon av arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning. c) sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt.