Overordna arkivansvar
Offentlege organ har etter § 6 i arkivlova arkivplikt. Kommunedirektør har i følgje kommunelova § 13-1 og forskrift til offentleg arkiv § 1 ansvaret for kommunen sine arkiv, og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg forvaltning. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
Øygarden kommune sitt øvste politiske organ, Kommunestyret, har styringsansvar med mynde til å fastsetje økonomiske og praktiske rammer for arkiv- og dokumentasjonsarbeidet i kommunen.
Fagansvarleg sine oppgåver
Fagansvarleg er rådgjevar for alle einingar i kommunen som har arkiv, både elektronisk og i papir, og skal gje rettleiing og føre tilsyn med danning og bevaring av arkivverdig dokumentasjon i heile kommunen.
Fagansvarleg har rett og plikt til:
- Å rapportere til næraste leiar og kommunedirektør om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- Å uttale seg om dei arkivfaglege konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen
- Å delta i interkommunalt samarbeid/samhandling som gjeld arkiv
- Å utarbeide planar for arkivtenesta, m.a arkivplan og plan for deponering av elektronisk arkiv, i samarbeid med Ikah og IKT
- Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglar og rutinar i arkivplanen
- Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
- Å føre kontroll med at arkiv i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra, inklusiv alle arkivkjerner lokalt og i sky
- Å ha eit overordna ansvar for deponering av arkiv, både i papir og elektronisk arkiv
- Å føre tilsyn med arkivlokaler på dokumentsenter
- Å bli tatt med på råd når kommunen skal velgje nye sak-/arkivsystem og fagsystem,- og ved innkjøp av arkivmateriell
- Å vere systemansvarleg for kommunen sitt sak-/arkivsystem, samt ansvar for systemintegrasjoner
- Å vere kommunen sin kontaktperson til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS
Fagansvarleg skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:
- Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga i arkivsektoren, og om endringar i lovar og regelverk for offentlege arkiv
- Å bidra i arbeidet med å utarbeide arkivrutinar i alle tenesteområde i organisasjonen
- Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørge for at arkivtilsette får tilbod om å utvikle sin fagkompetanse
- Å leggje tilrette for nødvendig opplæring i organisasjonen
Arkivtenesta sine oppgåver
Arkivtenesta i Øygarden kommune er organisert som ei sentralisert arkivteneste, som inkluderer postmottak og arkiv for fleire fagområde. Arkivtenesta arbeider med intern, inngåande og utgåande post, samt andre arkivoppgåver som er knytt til arkivtenesta. Fagansvarleg er rådgjevar for arkivtenesta og fagleg overordna arkivpersonalet i alle kommunale einingar i høve til arkivfaglege spørsmål.
Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre arkivverdig dokumentasjon i kommunen, ved danning og bevaring,- og bidra til best mogeleg dokumentfangst. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:
- Arkivtenesta har ansvar for å ta i mot og handtere arkivverdig dokumentasjon i kommunen, elektronisk og i papir
- Arkivtenesta sorterer og journalfører inngåande post, har kontrollfunksjon i høve utgåande post, samt utfører restansekontroll for einingar 1 gong i året.
- Arkivtenesta sikrar og journalfører den dokumentasjonen som kjem til arkivet, som opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
- Arkivtenesta sørgjer for kontroll, systematikk og samanheng i arkiva slik at dei skal fungere som informasjonskjelder og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon, og som arkivkjelder for ettertida.
- Arkivtenesta skal uttøve sjølvstendig ansvar og medverke til at arkivtenesta held god fagleg kvalitet, samt utføre oppgåvene i tråd med instruksar, rutiner og prosedyrer.
Arkivdepot sine oppgåver
Kommunen er etter § 18 i forskrift om offentleg arkiv forplikta til å avlevere eller deponere eldre og avslutta arkiv til depot.
Øygarden kommune er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS.
Øygarden kommune har inngått fleire ordningsavtaler for eldre avslutta arkiv for Fjell, Sund og gamle Øygarden kommune. Det er og oppretta eigen driftsavtale om digitalt sikringsmagasin (DSM) signert 21.01.2021.
IKA Hordaland sine oppgåver
- Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv etter eigne oppdragsavtaler
- Utvikle rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
- Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med avtale
- Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
- Mottak av alle personarkiv-/register som har gått ut av aktiv bruk
- Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
- Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
- Sikre trygg oppbevaring av arkiva, både digitalt og i papir
- Handsame innsynsførespurnader frå kommunen av deponert arkivmateriale
- Utarbeide særskilde formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet
