Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Reglement for avlevering og deponering

Avlevering betyr at et avslutta arkiv – eller avslutta arkivdel –  vert overført til eit arkivdepot som overtar både råderett over og oppgåven med forvaltning av materialet. For statlige arkiv er det Arkivverket som overtar ansvaret.

For kommunalt arkivmateriale foregår overleveringen til depot som ein deponering, Til forskjell frå ein avlevering, så overtar depotinstitusjonen ved ein deponering oppgåven med forvaltning av materialet, mens ansvaret og råderetten fortsatt ligger hos kommunen.

Øygarden kommune har depotavtale med Interkommunalt arkiv i Hordaland.

Avleveringsplikt

Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagde ned eller har avslutta verksemda si, skal avleverast til arkivdepot.

Kostnadane med avlevering skal dekkjast av det organet som avleverer arkivet.

Avleveringsplikta gjeld uavhengig av lovpålagde føresegner om teieplikt.

Tidspunkt for overføring

Arkivmateriale skal normalt avleverast når det er om lag 25- 30 år gammalt, men det kan søkjast om å få avlevere både før og etter denne fristen. Dersom eit organ blir nedlagt i ei omorganisering men funksjonen lever vidare i eit anna organ skal arkivet overførast dit.

Organ som tek sikte på å levere arkivmateriale, skal varsle vedkomande arkivdepot i god tid før arbeidet med avleveringa tek til. Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet og sjå til at dei krava som er fastsette, blir oppfylte.

Lovheimel

Arkivlova § 10 omhandlar avlevering.

Arkivforskrifta §§ 18-22 omhandlar eldre og avslutta arkiv. 
Arkivforskrifta § 18 sier at offentlege organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren gir forskrift om når avlevering skal skje.
For elektronisk arkivmateriale og arkivmateriale på andre optiske og magnetiske lagringsmedium som film, lydband, video m.m. kan Riksarkivaren gi forskrift om eller fastsetje i særskilde vedtak at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt.

Laster...