Nye Øygarden kommune vart etablert 01.01.2020 med nye databaser for sak-/arkivsystem og fagsystem. Alle system handterer fullelektronisk arkiv. Frå nedlagte kommuner har dokumentsenter overtatt ansvar for eldre avslutta fysiske arkiv.

Periodisering

Eit arkiv er gjerne delt opp i arkivdelar, og kvar arkivdel kan periodiserast for seg. Periodeskiljet kan med fordel takast ved årsskiftet.

Arkivdelar som er objektordna, f.eks. personalmapper som er klasserte på namn eller fødselsnummer, eller bygningsarkiv som er klasserete på gards- og bruksnummer, treng kanskje ikkje periodiserast i det heile. Alternativt kan dei sakene som har blitt uaktuelle takast ut og flyttast til ein eigen arkivdel.

Når skal det periodiserast?

Journalperiodane skal vere på minst 4-5 år. For kommunar kan det ofte vere gunstig å setje eit skilje kvart fjerde år, i takt med kommunevala. For små organ er det kanskje ønskjeleg med sjeldnare skilje.

Overgang til eit anna system eller leverandør, eller til ein ny generasjon av Noark-standarden, krev ikkje periodisering, men det kan vere praktisk å gjere større endringar og lage eit skilje ved slike høve.

Ein skal i alle fall gjere periodeskilje når:

• det blir teke i bruk eit nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)  
• det gjøres store omorganisereringar (Jf. Arkivforskriften § 17 – Overføring av arkiv mellom organ)
• ein går over til elektronisk arkiv

Bortsetjing av arkiv

Ved periodisering skal arkiv frå førre periode setjast bort eller plasserast i historiske databasar.

Kvifor setje bort arkiv?

Dei fleste dokument og registrerte opplysningar blir som regel mindre brukte i saksbehandlinga jo eldre dei blir.

I eit elektronisk journal- og arkivsystem slepp brukarane å få uaktuelle treff i søkja sine og søkjinga tek kortare tid.

Når ein set bort eit papirarkiv blir det betre plass til nytt arkivmateriale. 

Bortsetjing av elektronisk arkiv

Elektronisk arkiv og journal blir sette bort på den måten at dei avslutta arkivdelane blir skilde ut og overførte til ein historisk database.

Kommunale organ skal deponere til arkivdepotet som kommunen brukar, eller anna depot som kommunen har avtale med. Øygarden kommune har depot avtale med Interkommmunalt arkiv i Hordaland.

Bortsetjing av fysisk arkiv

Fysisk arkiv som skal setjast bort, skal plasserast i eit egna arkivlokale. Ved bortsetjing av papirarkiv skal arkivet rensast for binders, strikkar, plast og liknande.

• det skal gjerast arkivavgrensing dersom dette ikkje er gjort tidlegare.
• det skal fjernast saker som skal kasserast. Dersom kassasjonsfristen ikkje har gått ut, må saker som skal kasserast plasserast for seg.
• det skal haldast same orden i sakene som dei hadde i det aktive arkivet (dvs. etter arkivnøkkel eller andre rekkjeordningssystem).
• arkivsakene skal leggjast i arkivesker. Det skal førast liste over dei bortsette sakene. Denne lista skal takast inn i arkivplanen.

Historiske arkivdelar

I eit elektronisk arkiv blir også arkivmaterialet sett bort, det vil seie at avslutta arkivdelar kan takast ut av det datalagringsområdet der det aktive arkivet ligg.

Likevel vel mange å behalde minst den siste perioden tilgjengeleg for søkjing. Det kan leggjast til rette for søk i begge arkivdelane under eitt, eller kvar for seg.  
Kunsten er å setje bort det rette arkivmaterialet slik at brukarane framleis kan ha det mest aktuelle materialet lett tilgjengeleg. Lang responstid og leitestøy bør unngåast.

Arkivverket - periodisering